LA COMMISSION

Vu l´alinéa premier de l´article 17 de la loi du 10 juillet 1965 ainsi rédigé:
" Les décisions du syndicat sont prises en assemblée générale des copropriétaires; leur exécution est confiée à un syndic placé éventuellement sous le contrôle d´un conseil syndical ",
Vu l´article 7 du décret du 17 mars 1967:
" Dans tout syndicat de copropriété, il est tenu, au moins une fois chaque année, une assemblée générale des copropriétaires.
" Sous réserve des dispositions prévues aux articles 8 (alinéas 2 et 3), 47 et 50 du présent décret, l´assemblée générale est convoquée par le syndic ";
Attire l´attention des copropriétaires sur la nécessité d´assister aux assemblées générales de copropriétaires pour participer effectivement à la vie de la copropriété;
Rappelle que les décisions du syndicat ne sont valablement prises qu´en assemblée générale à l´exclusion de toutes autres méthodes et, en particulier, de celles consistant à obtenir l´accord individuel des copropriétaires;
Rappelle qu´il appartient aux syndics de réunir au moins une fois par an l´assemblée générale des copropriétaires et de prendre soin de la convoquer avant le terme de son mandat;
Vu l´article 9 du décret du 17 mars 1967 (alinéa 3):
" Sous réserve des stipulations du règlement de copropriété, l´assemblée générale est réunie dans la commune de la situation de l´immeuble ",

LA COMMISSION

Rappelle le caractère impératif de cette disposition;

Recommande, pour le cas où le règlement de copropriété ne contiendrait pas la stipulation visée, de faire adopter par l´assemblée générale une résolution fixant au moins à titre subsidiaire, un autre lieu de réunion.

4.1. RECOMMANDATIONS RELATIVES À LA TENUE DE LA FEUILLE DE PRÉSENCE ET AU BUREAU DE L´ASSEMBLÉE

Vu l´article 14 du décret du 17 mars 1967:
" il est tenu une feuille de présence qui indique les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé et, le cas échéant, de son mandataire, ainsi que le nombre de voix dont il dispose, compte tenu, s´il y a lieu, des dispositions de l´article 22 (alinéas 2 et 3) modifié et de l´article 24 (alinéa 2) de la loi du 10 juillet 1965.
" Cette feuille est émargée par chaque copropriétaire ou associé présent, ou par son mandataire. E le est certifiée exacte par le président de l´assemblée ";
Vu l´article 22 modifié de la loi du 10 juillet 1965, en ses alinéas 2 et 3 ainsi rédigés:
" Chaque copropriétaire dispose d´un nombre de voix correspondant à sa quote-part dans les parties communes. Toutefois, lorsqu´un copropriétaire possède une quote-part des parties communes supérieure à la moitié, le nombre de voix dont il dispose est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires.
" Tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat. Chaque mandataire ne peut recevoir plus de trois délégations de vote. Toutefois, un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n´excède pas 5 p. 100 des voix du syndicat. Le mandataire peut, en outre, recevoir plus de trois délégations de vote s´il participe à l´assemblée générale d´un syndicat principal et si tous ses mandants appartiennent à un même syndicat secondaire ";
Vu l´article 23 de la loi du 10 juillet 1965:
" Lorsque plusieurs lots sont attribués à des personnes qui ont constitué une société propriétaire de ces lots, chaque associé participe néanmoins à l´assemblée du syndicat et y dispose d´un nombre de voix égal à la quote-part dans les parties communes correspondant au lot dont il a la jouissance.
" En cas d´indivision ou d´usufruit d´un lot, les intéressés doivent, sauf stipulation contraire du règlement de copropriété, être représentés par un mandataire commun qui sera, à défaut d´accord, désigné par le président du tribunal de grande instance, à la requête de l´un d´entre eux ou du syndic ";
Vu l´article 15 du décret du 17 mars 1967:
" Au début de chaque réunion, l´assemblée générale désigne. sous réserve des dispositions de l´article 50 (alinéa la) du présent décret, son président et, le cas échéant, son bureau.
" Le syndic assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l´assemblée générale ",

4.1.1. LA COMMISSION

Rappelle que la feuille de présence doit contenir les éléments suffisants pour permettre d´identifier les copropriétaires qui ont assisté à la réunion ou qui y ont été représentés;

Recommande, en conséquence, au syndic en sa qualité de détenteur des archives du syndicat et en tant que secrétaire provisoire de l´assemblée:
- de vérifier que la feuille de présence mentionne le nombre de voix dont dispose chaque copropriétaire;
- de vérifier, à l´arrivée des copropriétaires, que les délégations de vote dont ils sont porteurs sont correctement établies et répondent aux règles égales sur le cumul des mandats;

4.1.2. LA COMMISSION

Rappelle:
- que la désignation du président de séance et éventuellement celle des membres du bureau a lieu à la majorité de l´article 24 de la loi du 10 juillet 1965;
- que la désignation du bureau est obligatoire dès lors que le règlement de copropriété l´impose;
- que ces désignations doivent être mentionnées au procès-verbal;
Recommande au président de séance désigné:
- d´ouvrir la séance;
- d´effectuer la remise des mandats, qui auraient été adressés en blanc au syndic, aux copropriétaires présents qui les acceptent dans le respect des règles l´article 22 de la loi.
Le mandataire de plusieurs propriétaires sera considéré comme représentant autant de propriétaires que de mandants pour le calcul de la majorité de l´article 26 en " membres du syndicat ", rappel étant fait que si un de ces copropriétaires possède plusieurs lots, il est compté pour une seule tête;
- de vérifier la feuille de présence et, avant de la certifier, de régler les questions suivantes:
- survenance d´une mutation intervenue entre le jour d´envoi de la convocation à l´assemblée générale et le jour de la réunion de l´assemblée rendant nécessaire une modification de la feuille de présence;
- changements de domicile des copropriétaires à mentionner sur la feuille de présence;
- en cas d´indivision ou d´usufruit d´un lot de s´assurer de la présence du mandataire commun ou de l´existence d´une clause du règlement de copropriété réglant la question;
- de constater que les documents visés par l´article il du décret étaient joints à la convocation (voir à ce sujet la recommandation n° 1);

4.1.3. LA COMMISSION

Recommande au copropriétaire contraint de quitter l´assemblée générale en cours de séance:
- de faire mentionner son départ au procès-verbal, à défaut il sera considéré comme présent pour la durée de l´assemblée.
Toutefois, ce copropriétaire a la faculté de donner un pouvoir à un membre de l´assemblée générale, il doit alors le faire mentionner au procès-verbal.

4.2. RECOMMANDATION RELATIVE AUX DÉLIBÉRATIONS

Vu l´article 13 du décret du 17 mars 1967:
" L´assemblée ne délibère valablement que sur les questions inscrites à l´ordre du jour et dans la mesure où les notifications ont été faites conformément aux dispositions des articles 9 à 11 du présent décret ",

4.2.1. LA COMMISSION

Recommande au président de séance de veiller à ce que l´assemblée vote sur toutes les questions inscrites à l´ordre du jour et uniquement sur celles-ci;

Rappelle que, si l´assemblée peut débattre des questions ne figurant pas à l´ordre du jour, elle ne peut en aucun cas voter une résolution les concernant.

4.3. RECOMMANDATIONS RELATIVES AU VOTE DES RÉSOLUTIONS

4.3.1. LA COMMISSION

Recommande au président de séance:
- de faire voter les copropriétaires soit à main levée, soit par bulletin nominatif afin d´identifier avec précision les opposants et les abstentionnistes, ce qui exclut les votes à bulletin secret;
- de proclamer le résultat des votes au plus tard avant que l´assemblée générale ne soit levée;
- d´indiquer si la résolution est adoptée ou non.

4.4. RECOMMANDATIONS RELATIVES À L´ÉTABLISSEMENT DU PROCÈS-VERBAL

Vu l´article 17 du décret du 17 mars 1967:
" il est établi un procès-verbal des délibérations de chaque assemblée, qui est signé par le président, par le secrétaire et par les membres du bureau s´il en a été constitué un.
" Le procès-verbal comporte le texte de chaque délibération. Il indique le résultat de chaque vote et précise les noms des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision de l´assemblée, de ceux qui n´ont pas pris part au vote et de ceux qui se sont abstenus.
" Sur la demande d´un ou plusieurs copropriétaires ou associés opposants, le procès-verbal mentionne les réserves éventuellement formulées par eux sur la régularité des délibérations.
" Les procès-verbaux des séances sont inscrits, à la suite les uns des autres, sur un registre spécialement ouvert à cet effet ";
Vu le second alinéa de l´article 24 de la loi du 10 juillet 1965:
" Lorsque le règlement de copropriété met à la charge de certains copropriétaires seulement les dépenses d´entretien d´une partie de l´immeuble ou celles d´entretien et de fonctionnement d´un élément d´équipement, il peut être prévu par ledit règlement que ces copropriétaires seuls prennent part au vote sur les décisions qui concernent ces dépenses.
Chacun d´eux vote avec un nombre de voix proportionnel à sa participation aux dites dépenses ",

4.4.1. LA COMMISSION

Recommande:
- que le texte de chaque délibération soit rédigé dans la forme la plus simple et la plus concise possible en veillant sous réserve d´un droit d´amendement limité, à sa conformité avec le libellé de la question correspondante de l´ordre du jour;
- facultativement de faire un exposé sommaire sur la question soumise au vote;
- de mentionner les réserves éventuellement formulées par un copropriétaire sur la régularité des délibérations;
- d´indiquer le résultat de chaque vote concernant chaque résolution en précisant:
a) le nombre de voix " pour ", de voix " contre ", et des abstentionnistes, ainsi que des copropriétaires n´ayant pas pris part au vote comme n´étant pas concernés par la décision à prendre en application de l´article 24, alinéa 2, de la loi du 10 juillet 1965;
b) le nom des copropriétaires opposants ou abstentionnistes qui auraient formulé des réserves;
- de constater, le cas échéant, que les copropriétaires présents ou représentés réunissent un nombre de voix inférieur à la majorité exigée par l´article 26 de la loi du 10 juillet 1965 et que la question de l´ordre du jour concernée n´a pu faire l´objet d´aucune délibération.

4.5. RECOMMANDATIONS RELATIVES À LA NOTIFICATION DU PROCÈS-VERBAL

Vu l´article 42 modifié de la loi du 10 juillet 1965 en son alinéa 2 ainsi rédigé:
" Les actions qui ont pour objet de contester les décisions des assemblées générales doivent, à peine de déchéance, être introduites par les copropriétaires opposants ou défaillants, dans un délai de deux mois à compter de la notification desdites décisions qui leur est faite à la diligence du syndic dans un délai de deux mois à compter de la tenue de l´assemblée générale.
Sauf en cas d´urgence, l´exécution par le syndic des travaux décidés par l´assemblée générale en application des articles 25 et 26 est suspendue jusqu´à l´expiration du délai mentionné à la première phrase du présent alinéa ";
Vu l´article 18 du décret du 17 mars 1967 ainsi rédigé:
" Le délai prévu à l´article 42 (alinéa 2) de la loi du 10 juillet 1965 pour contester les décisions de l´assemblée générale court à compter de la notification de la décision à chacun des copropriétaires opposants ou défaillants. Dans le cas prévu à l´article 23 (alinéa 1) de la loi du 10 juillet 1965, cette notification est adressée au représentant légal de la société lorsqu´un ou plusieurs associés se sont opposés ou ont été défaillants.
" La not4ication ci-dessus prévue doit mentionner les résultats du vote et reproduire le texte de l´article 42 (alinéa 2) de ladite loi.
" En outre, dans le cas prévu à l´article 23 (alinéa 1) de la loi du 10 juillet 1965, un extrait du procès-verbal de l´assemblée est notifié au représentant légal de la société propriétaire de lots, s´il n´a pas assisté à la réunion ".

4.3.1. LA COMMISSION

Constate que les dispositions ci-dessus rapportées se réfèrent à la notification des décisions de l´assemblée générale dans la perspective de l´exercice des actions en justice ayant pour objet de les contester sans viser expressément la notification, du procès-verbal, dans son intégralité;
Prend acte de la pratique établie et qu´elle approuve d´adresser une copie du procès verbal à l´ensemble des copropriétaires.

En conséquence, la commission recommande aux syndics:
- en toute hypothèse, de notifier le procès-verbal le plus rapidement possfb1e, sans attendre l´expiration du délai de deux mois aux copropriétaires opposants, défaillants ou abstentionnistes ayant émis des réserves;
- d´adresser le procès-verbal par lettre simple aux copropriétaires ni opposants ni défaillants.

En outre, la commission rappelle aux syndics:
- de procéder aux notifications du procès-verbal aux copropriétaires opposants, défaillants ou abstentionnistes ayant émis des réserves par lettre recommandée avec accusé de réception et non par remise contre émargement;
- que les décisions de l´assemblée générale sont immédiatement exécutoires sauf pour les travaux non urgents votés en application des articles 25 et 26 de la loi.